毎週、メールの添付を保存し、ファイル名を整え、管理表へ転記して、担当者に連絡する。月末になれば、未提出の相手を調べて催促する。1回は10分でも、週に5件あれば4週間で3時間20分。担当者が替わればまた覚え直しです。

こうした仕事をなくすには、最初にどこまで終われば、担当者が毎回作業しなくてよいかを決めます。AIが文章を作った後に、保存や転記、確認の仕事が増えてしまっては、運用は軽くなりません。

この記事は、Microsoft 365を使って、正常な案件は自動で終え、人は例外だけを扱う構成を書きます。読者は、総務や経理で毎週の定型作業を抱えている担当者と、その自動化を頼まれた情報システム担当者です。記述は2026年10月26日時点の公式資料に基づき、業務の流れと合格条件は当社の設計例です。

結論を先に書きます。

  1. 最初に決めるのは、完了条件です。 指定フォームの回答から、受付番号、担当、期限を登録し、依頼者に受付通知を送る。ここまで一行で書けると、完成を判定できます。正式な記録を置く場所も1つに決めます
  2. ツールを使い分ける。 到着をきっかけに登録と通知を行うのはPower Automate。Excelの表を整えるのはOffice Scripts。帳票の読み取りはAI Builder。会話や状況に応じて資料やツールを選ぶのはCopilot Studio。日付や提出状態で決まる判断はルールで実装し、AIは自由文の分類など、ルールで書けない部分にだけ使います
  3. 完了は、フローの画面に成功と出た時点ではありません。 受付リストに必要項目が入り、担当と期限が決まり、依頼者と担当者への通知が成功したと記録された時点です。同じ回答が再処理や同時実行されても二重登録にならないよう、受付キーを一意列にして機械的に防ぎます
  4. 失敗時の担当と、途中からの再開方法を先に決めます。 本番前に、入力不足、再送、通信断、通知だけ失敗、権限外、運用停止の6場面を試し、合格した範囲だけを通常運用へ移して、旧手順を業務手順書から外します

なくしたい作業と、完了条件を一行で書く

最初の候補には、入力、処理ルール、保存先が決まっている仕事を選びます。たとえば、指定フォームの受付登録、決まった取引先から届く添付の保存、期限を過ぎた未提出者への通知です。

問い合わせ対応を自動化するでは、どこまで作るかが決まりません。指定フォームの回答から、受付番号、担当、期限を登録し、依頼者に受付通知を送るまで絞れば、完成を判定できます。個別の問い合わせを解決する仕事は、その先の工程として別に管理します。

あわせて、正式な記録を置く場所を1つ決めます。受付の一覧ならMicrosoft Lists、元のファイルならSharePointのライブラリです。AIの回答、メール、個人のExcelに状態が分散すると、処理が終わったかを人が探し回ることになります。業務の分解と、データの大もとを1つにする考え方は、Copilotが仕事のOSになる前に、自社で持つ3つでも書きました。

完了条件を一行にするときの型は、次のとおりです。

要素 書くこと 例
きっかけ 何が起きたら始まるか 指定フォームに新しい回答が届いた
対象 どの案件を扱うか 備品の修理依頼。他の用件は対象外
登録 どこに、何を書くか 受付リストに受付番号、依頼者、設備、内容、担当、期限
通知 誰に、何を伝えるか 依頼者に受付番号と担当を、担当者に期限を
完了 何がそろったら終わりか 登録、担当と期限、通知結果の3つが記録された

この一行が書けない仕事は、まだ自動化の対象ではなく、業務の整理が先です。

Power Automate、Office Scripts、AI、エージェントを組み合わせる

Microsoft 365の環境では、仕事の性質に合わせて次のように役割を分けられます。

任せたい処理 主なツール 実装で決めること
到着をきっかけに、分岐、登録、通知を行う Power Automate 起動条件、対象、処理する順序
Excelの表やセルを整えて処理する Office Scripts＋Power Automate 対象のブック、シート、範囲と、処理後の値
帳票や画像から項目を読み取る AI Builder 抽出する値と、その値を採用する業務条件
会話や状況に応じて資料やツールを選ぶ Copilot Studio 使える情報、呼び出せるツール、許可する操作

Copilot Studioの標準ハーネスで作る新しいエージェントは、デフォルトで生成オーケストレーションになります。トピック、ツール、ナレッジ、他のエージェントを、それぞれの説明文をもとにエージェント自身が選ぶ方式です。選ばせたくない操作は、そもそもツールとして渡さない設計にします。

ルールで決まる仕事に、AIを使わない

たとえば、期限を過ぎた未提出者だけに通知する処理は、日付と提出状態で判断できます。ここはルールで実装し、自由文の依頼内容を分類する部分などにAIを使います。AIに任せる範囲を狭くするほど、結果の確認が楽になり、費用も読めるようになる。この順番が基本です。

APIやコネクターで操作できない旧システムは、画面を操作するRPA、Power Automateではデスクトップフローを候補にします。入力が決まっていて画面操作しかない仕事はRPA、入力が自由文で画面操作しかない仕事は、当面は人に残して段階的に減らします。

自動化のツールを2軸で分けた図。横軸は入力が決まっているか自由文か、縦軸はAPIやコネクターで触れるか画面操作しかないか。決まった入力とAPIならPower AutomateとOffice Scripts、自由文とAPIならAI BuilderとCopilot Studio、決まった入力と画面操作ならデスクトップフロー、自由文と画面操作なら当面は人が担当

ツールが増えれば、利用権と費用も組み合わせて考える

Microsoft 365に付属するPower Automateの利用権では、標準コネクターを使うクラウドフローなどを利用できます。Power Automate Freeはそれとは別の利用権で、標準コネクターだけに限られ、フローの共有にも対応しません。プレミアムコネクターを使うには、Premiumのユーザーライセンスやフローに割り当てるProcessライセンスなど、構成に応じた追加の利用権を選びます。自社のマシンで無人のRPAを動かすにはProcessの容量をマシンに割り当て、クラウドフローから起動する場合は接続するユーザーにもPremiumなどの利用権が要ります。Office ScriptsをPower Automateから実行するには、Microsoft 365の業務向けライセンスが必要です。対象フロー、利用者、接続先、AI Builderの処理量を見積もりに載せ、金額は購入画面で確かめます。

フローの下書きそのものは、Power AutomateのCopilotに日本語で説明して作れます。手順はPower Automate Copilotの使い方に書きました。

フォーム受付を、担当と期限が決まるところまで終える

備品の修理依頼をフォームで受け付ける例を考えます。この例で使うのは、Microsoft Formsコネクターの「When a new response is submitted」トリガーと「Get response details」アクションです。コネクターは組織アカウントでだけ動き、グループのフォームは一覧に出ないのでフォームIDを手で入れる必要があります。

フォーム受付の流れを正常レーンと保留レーンの2段で示した図。受付、必須項目と対象の検証、受付リストへ登録、担当と期限を設定して通知、登録と通知の成功がそろって完了。検証で不足、登録失敗、通知の失敗や結果不明のときは理由と担当を付けて保留レーンへ

受付リストには、受付ID、フォームID、回答ID、依頼者、設備、内容、担当、期限、処理状態、通知結果を持たせます。担当は設備や拠点の対応表から選び、該当する担当がいなければ、代替の受付担当へ渡します。

列 型 役割
受付キー 一行テキスト（一意） フォームIDと回答IDをつないだ値。同じ回答の再処理と同時実行による二重登録を機械的に防ぐ
受付ID 一行テキスト 依頼者と担当者に伝える番号
依頼者、設備、内容 一行テキスト、選択肢 フォームの回答をそのまま
担当、期限 ユーザー、日付 対応表から決める。空なら代替の受付担当
処理状態 選択肢 受付済み、対応中、保留、完了
通知状態 選択肢（宛先ごと） 依頼者と担当者それぞれに、未送信、成功、失敗、結果不明のどれか

二重登録は、一意列で防ぐ

同じ回答を再処理しても、受付が二重に作られないように、フォームIDと回答IDを結んだ受付キーを作り、受付リストの該当列を一行テキストにして、一意な値だけを許す設定にします。Microsoft Listsの一意列は、重複する項目の追加も、重複になる変更も拒否します。大文字と小文字は区別せず、一意列には索引が必要です。

新規登録できた処理だけが通知へ進み、重複した処理は既存の受付状態を参照して終了させます。リストを検索してから登録するだけでは、同時実行のときの重複を防ぎきれません。検索と登録の間に、もう1本のフローが同じ回答を登録することがあるからです。

この受付キーが防ぐのは、同じ回答IDの再処理と同時実行です。利用者が同じ依頼を新しい回答として送り直した場合は回答IDが変わるので、依頼番号や、設備と依頼者の組み合わせなど、別の業務キーで確認します。通知は宛先ごとに状態を持ち、登録済みでも通知が未完了なら再開の対象にします。送信結果が不明な場合は確認へ回し、無条件には再送しません。

完了の定義

受付完了は、フローの画面に成功と出た時点ではなく、受付リストに必要項目が入り、担当と期限が決まり、依頼者と担当者への通知が成功したと記録された時点とします。通知の失敗と結果不明は未完了として管理し、登録済みの受付を残して通知の工程から再開します。

この構成にすると、人は通常案件を受付リストに転記する仕事から離れ、入力不足や担当不明の案件へ集中できます。

Excelと帳票は、処理結果を見比べるところまで組み込む

毎週の集計を自動化するなら、元データの取得日時と対象期間を保存し、集計後の件数や合計を見比べてから配布します。スクリプトが動いたことと、最新データで集計できたことを、別々に判定するためです。

Office ScriptsをPower Automateから実行する場合、多くのデータ更新操作は動きません。ピボットテーブルの更新は何もせずに成功を返します。refreshAllDataConnectionsが更新できるのはPower BIをソースにする場合だけで、ほかのソースでは成功扱いでも更新されない動作です。ブックへのリンクを使う数式についても、Power Automateは参照先データの更新を起動しないと公式に書かれています。Power Queryの更新まで一括で動く前提にせず、元データの取得をフロー側で組み立て、値と取得時刻をスクリプトに渡す構成が安全です。スクリプトの中では、アクティブなシートや選択範囲に頼らず、シート名と範囲を名前で直接指定します。

請求書の読み取りでは、AI Builderが返す値と信頼度スコアを分けて扱います。アクションはドキュメントを処理するもので、抽出した各項目の値と、0から1の信頼度スコアが別の出力として取れます。信頼度が高くても、取引先、請求番号、金額、税額などの業務条件を満たすまで登録しません。たとえば、同じ請求番号の重複、明細合計との不一致、未登録の取引先は保留へ送ります。支払承認まで広げる場合は、別の権限と承認条件を設計します。

Excelの操作そのものをCopilotにスキルとして覚えさせる機能も、2026年10月に発表されました。手順書の作り方との関係はExcelの操作を見せて記録するに書いています。

電話は、受電後に残る仕事から選ぶ

電話対応でも、FAQに答える、伝言を受け付ける、予約を確定する、担当者につなぐ、という単位に分けます。

たとえばIVRyには、受電内容をメールやMicrosoft Teams、LINE、Slack、Chatworkへ通知する機能があります。通知には録音データのリンクとAIの文字起こしが付く仕様です。伝言の一覧への登録をなくしたいなら、通知メールをPower Automateで受け、Listsに連絡先と用件と担当と折り返し期限を登録するフローを自社で組みます。折り返しの実施は担当者に残し、完了登録で督促が止まる形です。通知だけで、用件そのものが解決したとは扱いません。

予約まで扱う候補には、Teams Phone Agentがあります。2026年9月30日に一般提供になり、日本語が対応言語に含まれ、Microsoft Bookingsの共有予約ページとの連携も案内されています。利用に要るのは、Teams Phoneのライセンス、リソースアカウントのライセンス、Copilot Creditsと支出ポリシーです。支出ポリシーが無いかクレジットが足りないと、通常の自動応答として動く仕様です。予約にBookingsを使う場合は、その利用権もそろえます。外部の電話から受電するには、リソースアカウントに電話番号と接続方式の設定が要り、外部の電話番号へ転送する場合は、方式に応じた課金や音声ルーティングの条件も確認します。Bookings以外の予約システムにつなぐ場合は、認証、空き状況、予約、予約の取得の4つのAPIを用意する必要があり、Microsoft自身がPower Automateを間に置く構成を勧めています。

予約処理では、候補日時の案内後に空きを再確認し、登録結果と予約IDを取得してから確定を伝える構成にします。満枠、日時の訂正、聞き取れない氏名、外部システムの停止、有人対応の希望は、担当者へ渡す対象です。既存番号からの着信と転送、録音の案内、保存先、閲覧者も含めて実際の通話で試験します。

エラー時の担当と、途中からの再開方法を決める

自動化すると、処理が止まった理由を分かる形で残す必要があります。例外の記録に含めるのは、受付ID、元の情報、止まった工程、確認済みの結果、担当、期限、再開する位置です。通知を受け取る人が不在の場合に備え、代替担当も決めておく必要があります。

本番へ移す前に、少なくとも次の場面を試します。

試す場面 合格とする結果
必須項目が不足する 不足箇所を示して保留し、誤った登録をしない
同じ回答が再処理、同時実行される。同じ依頼が送り直される 受付、タスク、予約、通知が二重にならない。送り直しは業務キーで検出する
登録直後に通信が切れる 接続先を照会し、結果不明なら止める
通知だけ失敗する 完了済みの登録を作り直さず、通知から再開する
権限外のデータや送信先を指定する 許可外の読み取り、更新、送信を拒否する
運用担当が停止する 新規処理を止め、実行中の状態と未完了のIDを確認できる

接続の認証主体には、対象の受付リストや保存先で必要な権限を与えます。異動や退職で個人の接続が切れてから慌てないよう、運用担当と接続の変更手順も引き継ぎます。フローの実行環境そのものが触れる範囲をOSの側で制限する考え方は、Microsoft Execution Containersの記事に書きました。

請求書の添付保存で、5週間の導入を追う

ここまでの設計を、取引先からメールで届く請求書PDFを保存し、経理の管理表に登録する業務で追ってみます。登場するのは、総務の担当者、経理の担当者、情報システムの担当者の3人です。

1週目。完了条件と記録の場所を決める。 経理担当が、なくしたい手作業を一行にします。指定の共有メールボックスに届いた請求書の添付を、取引先コードと請求月と請求番号を含む名前でSharePointのライブラリに保存する。同じ名前のファイルがあれば既存のファイルを確認し、無条件に上書きしない。管理表のListsに取引先、請求番号、金額、支払期限を登録し、経理担当に通知する。対象外は、請求書以外の添付と、登録のない取引先。元のファイルはライブラリ、記録はListsと決め、個人のExcelでの管理を終了日つきでやめると決めます。

2週目。フローを組み、ルールとAIを分ける。 情報システム担当が、共有メールボックスの新着をきっかけにするフローを作ります。添付がPDFかどうか、差出人が登録済みの取引先かはルールで判定します。AI Builderには請求番号、金額、税額、支払期限の読み取りだけを任せ、信頼度スコアと業務条件の両方を満たしたものだけを登録する。管理表の一意列は、取引先コードと請求番号をつないだ値です。

3週目。止まることを試す。 総務担当が、添付のない請求メール、同じ請求書の再送、未登録の取引先からの請求書、金額欄がかすれたPDFを送り、入力の異常で止まるかを見ます。情報システム担当は、登録直後の通信断、通知処理の失敗、権限外のアクセス、運用停止をそれぞれ別に起こし、6場面の合格条件を1つずつ確かめます。通知先の経理担当を不在にして、代替担当へ回るかも試す対象です。

4〜5週目。並行稼働と旧手順の終了。 2週間だけ、人の処理とフローの処理を両方動かし、管理表の件数と金額を見比べます。差が出た案件の原因を直し、合格した取引先から順にフローだけの運用へ移す。並行稼働の終了日は最初に決めておき、延長するときは理由を書きます。

導入の最後に、旧手順を外す

最初の打ち合わせで、なくす手作業、完了の証拠、自動処理の対象外、例外の担当、停止する人を決めてください。構築後は限定した案件で人の結果と見比べ、合格した範囲を通常運用へ移します。

その際、以前の管理表への二重入力、全件の目視確認、個別の受付メールなど、役目を終えた手順を業務手順書から外します。並行稼働は検証期間と終了条件を決めて行い、いつまでも2つの運用を維持しないようにします。

成果は、実行回数に加えて、人が触れずに完了した件数、例外対応を含む人の作業時間、完了1件当たりの費用で追います。自動化後に残った確認作業が多ければ、例外の原因や入力形式を改善します。

新しいエージェントも、この完了条件で採用を判断できます。Copilot Autopilotは、2026年9月25日の発表時点でprivate previewを月末に広げる段階です。利用できるようになったら、権限、承認、記録、停止を試し、合格した工程から組み込みます。提供前の機能を前提に、現在の業務を先に止める必要はありません。

KOIYALの見解

自動化の相談で当社が最初に聞くのは、どのツールを使うかではなく、何が終わったら担当者が手を離せるかです。ここが決まっていない自動化は、動いた後に確認の仕事を増やします。AIが下書きを作り、人がそれを保存し、転記し、確認する。下書きの時間が減った分より確認の時間が増えるなら、業務全体では軽くなっていません。効果は、例外対応を含む人の総作業時間で見ます。

もう1つ、当社が勧めているのは、AIに任せる範囲をできるだけ狭くすることです。日付と提出状態で決まる判断にAIは要りません。帳票の読み取りのように、ルールで書けない部分にだけAIを使い、その結果も業務条件を通してから登録する。この順番にすると、何かが止まったときに原因を探す場所が限られ、費用も読めます。

自動化は、担当者の仕事を速くするためだけのものではありません。完了条件、例外の担当、再開の位置を決めて初めて、その業務は会社の仕組みになります。インハウス経営（AIを活用し、自社で業務を改善し、自社で仕組みをつくる経営）では、この最初の1業務を自社で設計できるかどうかが、その後の広がりを決めると当社は考えています。

次の行動

  1. 毎週繰り返している仕事を1つ選び、きっかけ、対象、登録、通知、完了の5つを一行で書く
  2. その仕事の正式な記録を置く場所を1つ決め、個人のExcelやメールに残っている状態を書き出す
  3. 止まってほしい場面を、6場面の表から自社の言葉に置き換える

3つが書けたら、それを持って相談に来てください。FDE型支援では、最初の1業務の完了条件と例外の担当を一緒に決め、フローの構築と試験まで当社が社内に入って進めます。設計だけを整理したい場合は、AI・DXコンサルティングの初回の打ち合わせで、候補の業務を3つまで並べて優先順位を付ける形です。お問い合わせの本文に、なくしたい作業と、いま使っているMicrosoft 365のプランを書いていただければ、初回の前に当社でツールの組み合わせを仮置きします。

参考